にふてりあです。今回は、「【公務員こそ知りたい】仕事効率を劇的に上げる５つの方法」についてお話します。
公務員の仕事は誰でもできる仕事と言われることが多いですが、私はまったくそうは思いません。レベルが高いし、難しい仕事が多いと思います。小さなミスが広範囲に影響を及ぼすような業務も多々あるので神経使うし、事務作業、電話対応、窓口対応、議会対応など、あらゆる方面で一定以上のアウトプットが必要になるのでゼネラリストのスペシャリストだと思います。「誰でもやれるんならやってみろよ」と思うような仕事に出くわすことも多かったです笑
国家公務員と地方公務員を10年やってきて、自分なりの仕事術も身に着けてきたので、参考までにご紹介しようと思います。
「君、バイタリティー０って珍しいね」転職時の適性検査を見て言われたひとこと。メンタルよわよわの私です。事務系の国家公務員と地方公務員として計１０年働くも、その間、適応障害やうつ病で休職と復職を繰り返し、苦闘の末退職することに。それからなんとか食いつないで今を生きている３０代の妻子持ちです。仕事をする中で働くとは何か、人生とは何かなど私自身が悩みもがき苦しんできた経験を率直に綴っていますので、自由にコメントくださいね！
着任と同時に引き継ぎ書を作る
一つ目は、「着任と同時に引き継ぎ書を作る」です。専門職でもない限り、同じ部署にずっといるなんことはなく、数年後には必ず異動することがわかっているので、着任して業務の引継ぎを受ける瞬間から自分専用の引き継ぎ書を作成していきます。なぜ引き継ぎ書にこだわるかというと、理由は２つあって、ひとつは異動時の引継ぎはかなりの労力が必要だからです。例えば自分が異動したときに、ろくに引き継ぎ書を作っていないと、異動した後に、後任者からいろいろ聞かれることになり、時間をとられてしまいます。お互いのために引き継ぎ書は丁寧に作っておくことをオススメします。そしてもうひとつの理由は、自分専用の業務マニュアルも兼ねているからです。仕事の効率を上げるためには、なるべく早く再現性を高める必要があります。手順にミスや漏れがあると出戻りが発生して、トラブル対応に相当の時間を取られてしまうからです。マニュアル通りに進めれば、最短でアウトプットできる状態まで最適化することを目標に、引き継ぎ書をブラッシュアップしていきましょう。
エクセル作業はとにかくVBAやマクロで自動化する
二つ目は、「エクセル作業はとにかくVBAやマクロで自動化する」です。公務員の仕事の大半は、エクセルかワードで進めることが多いと思います。ワードは文章を作るのでなかなか自動化が難しいですが、エクセルは積極的に自動化を進めるべきです。なぜなら、エクセルの自動化は、機械が処理してくれることで「速く、正確に」作業することができるからです。これもミスの削減につながりますが、ヒューマンエラーを防ぐことでその修正作業をなくすことができ、生産性が向上します。また、スピードの速さは想像より上回ることも多くて、３時間かかっていた作業が３分で終わるなんてことはざらにあります。これが積み重なると年間で数百時間の作業時間削減が可能です。その分、時間休をとって午後から自由に過ごしてもいいですし、誰もやっていない仕事にチャレンジしてもいいです。とにかく公務員になったのなら、VBAは必ず身に着けておいた方がいいスキルです。
批判的な人の根回しは入念にする
三つ目は、「批判的な人の根回しは入念にする」です。何をするにも批判してくる人は必ずいて、自分が通したい意見や企画がある場合、ミーティングの時に初見で発表すると必ず、その人からの批判を真っ向から受けることになるので、事前に感触を確認しておく方がいいです。ミーティング前に自分の考えを修正できるかもしれないし、いろんな気づきをもらえることも多いので、批判的な人がいる場合は、その人にこそ、本番前に自分の意見をぶつけてみることをオススメします。そうすると、仮に事前の段階でいい印象じゃなかったとしても、反対派に回ることはわかっているので、本番で批判されてもダメージが少なく済みます。
生成AIを活用する
四つ目は、「生成AIを活用する」です。私が公務員だったときはまだでていなかったですが、もしチャットGPTなりGeminiがあったら絶対に業務に使っていました。前提として、個人情報などは打ち込まないよう注意をして、アイデア出しや文章修正に使わない手はないです。VBAコードなんかも、以前であればネットで検索して、実現したいコード集を探して、何とかそれを修正して利用するっていう流れでしたが、チャットGPTを使えば、実現したいコードそのものを返してくれるので、実質プログラミングは機械がやってくれるようなものです。人間は、出来上がった部品を組み立てればいいだけなのでかなり楽に自動化ができます。
小休憩をこまめにとる
最後に五つ目は、「小休憩をこまめにとる」です。人間はロボットではないので、ずっと働き続けることはできません。100m走だったり、ダンベルを持ち上げたりする場合は、筋肉の限界があるので、疲れて強制的に休憩せざるを得ませんが、ホワイトカラー系の仕事はパソコンの前でカタカタしているだけなので、外からはどれだけその人が疲れているか判断することができません。汗をかくわけでも、息を切らせるわけでもないですから。でも、脳も臓器で、ずっと使っていると必ず疲労が溜まります。8時間ぶっ通しで仕事をしてしまうと、自分が思っている以上に脳に疲れが溜まって、それが続くとメンタル疾患になる可能性が高くなります。うつ病などは、脳の肉離れだと思っています。酷使しすぎて、筋肉疲労で肉離れを起こした結果、機能停止した状態がうつ病だと思います。ですので、いかに脳に疲労を貯めないかが、持続的に働く上で最重要課題になってきます。その観点で、小休憩、つまり、１時間作業したら5分は休憩するようなサイクルが必要になってきます。休憩とは、席を立つでもいいし、とにかく画面を見るのをやめて、脳に情報を入れないようにすることが大切です。仕事を中断すると、その時間当然仕事はストップするので、前に進まないじゃないかと思ってしまいますが、休憩を挟むことが仕事の効率を上げることになるというのは、脳科学的にもちゃんと証明されています。あとは実践するのみですね。
公務員としての生存戦略
まとめると、公務員としての仕事をスムーズに進めるには、自分なりのうまくいく戦略みたいなものがあった方がよくて、私の場合はそれがマニュアル化（引継書）やVBAだったり、根回しだったりしたわけです。そして当時はそこまで重要性に気づいていませんでしたが、脳疲労の軽減のためには脳を休ませることがとても重要だということです。私は気づくのが遅かったので、ぜひみなさんは、メンタル疾患になる前に、こまめな休憩などで自分を回復させる時間をとってくださいね。
今回は以上です。それではまた！
